ทางเลือกในการลดต้นทุนทางด้านงานเอกสาร

โดนตรวจสอบ software ลิขสิทธิ์ พนักงานทำ File เอกสารหาย อยากนั่งทำงานเอกสารที่ใดก็ได้ พนักงานพลาด การนัดหมาย หรือนัดไม่ตรงกัน ต้องคอยลงโปรแกรมใหม่อยู่เป็นประจำ ส่ง file เอกสารไปให้ผู้ที่เกี่ยวข้องในองค์กรแล้วเปิดไม่ได้ อ่านเอกสารคนละฉบับข้อความไม่ตรงกัน ต้องคอยส่งเอกสารที่ปรับปรุงให้ผู้ที่เกี่ยวข้องเดิมซ้ำ หลายหน

Pin It

ปัญหาเหล่านี้สร้างความรำคาญและ เป็นอุปสรรค์ในองค์กรของคุณอยู่ใช่หรือไม่?

บริษัท ห้างร้าน และโรงงานไทย ส่วนใหญ่ต้องยอมรับว่า ได้นำระบบ Software และ นำ Computer/IT มาใช้งาน กันอย่างแพร่หลายกันมากในปัจจุบัน ทั้งทางด้าน งานขาย การผลิต และ การจัดการด้านต่างๆ และยังคงมีส่วนใหญ่ที่ยังใช้ Software ผิดลิขสิทธิ์ หรืออาจจะใช้ถูกลิขสิทธิ์ แต่ก็มีขีดจำกัด ไปด้วยงบประมาณทำให้ไม่สามารถขยาย หรือใช้ได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ

งาน สำคัญต่างๆในองค์กร โดยเฉพาะงานด้านเอกสาร ต้องยอมรับว่า Microsoft Office เช่น Word, Excel, Powerpoint ได้ถูกใช้กันอย่างแพร่หลาย และกลายเป็นสิ่งพื้นฐานที่ถูกเรียกใช้เมื่อทำงานด้านเอกสาร ถูกฝึกให้ใช้กัน ตั้งแต่ในมหาวิทยาลัย และ สถาบันการศึกษาต่างๆ
แต่ การนำมาใช้ได้อย่างมีประสิทธิภาพสูงสุดในระดับองค์กรยังถูกน้ำมาใช้กันน้อย มาก อาจจะต้องมีการ วางระบบและลง Software ที่ Server เพื่อให้สามารถทำ Collaboration หรือ การใช้งานร่วมกัน/แชร์ เอกสาร พร้อมกันได้

Pin It

ข้อจำกัดต่างๆที่เกิดจากการใช้ Software ข้างต้น เช่น

1. ต้องคอย Install ตาม Upgrade Software
2. ต้องคอยหาคนดูแล Server
3. ต้องคอย สำรองไฟ Server
4. ต้องคอย Upgrade Server
5. ราคาค่า License ลิขสิทธิ์ ที่สูง
6. ต้องคอยปวดหัวว่า ต้องซื้อ Software ตัวไหนบ้างมาใช้
7. เมื่อซื้อผิดแล้วก็กองไว้ตรงนั้น ต้องไปซื้อมาใหม่อีก
8. เมื่อซื้อมาใช้แล้วหลายปี พอจะขยาย Software ตัวเดิมไม่มีขาย มีแต่ Version ใหม่ ทำให้ต้องเปลี่ยนของที่มีอยู่ทั้งหมด ตามด้วย
9. ต้องจ้างพนักงาน IT ที่ติดตั้งดูแลเป็น ตามข้อต่างๆข้างต้น

ทำให้คุณไม่สามารถใช้ Software ข้างต้นได้ หรือ ขยายได้

ผู้ประกอบการ SME ทั้งหลายล้วนมีความต้องการคล้ายกันกับองค์กรขนาดใหญ่ แต่อาจจะถูกปิดกั้นด้วยข้อจำกัด หรือ อาจขาดความองค์ความรู้เหล่านี้ และทางเลือกของท่านคือ อะไร?

Pin It

Google Apps,

Google บริษัทรายใหญ่ ที่เรารู้จักกันดีในชื่อ Google ที่เราใช้ในการ ค้นหาบน Web/Internet และยังให้บริการ Gmail ที่เป็นบริการ Email ฟรี อีก/ด้วย

Google ได้เพิ่มบริการต่างๆ ออกมาสู่ตลาดอยู่อย่างต่อเนื่อง และ Google Apps ก็เป็นส่วนหนึ่งของ บริการของ Google ที่มาตอบสนอง หน่วยงาน หรือ องค์กรต่างๆ ได้อย่างดีเยี่ยม

ดีเยี่ยมอย่างไรเรามาดูกันว่า Google Apps มีอะไรมาให้เราใช้กันบ้าง

Google Apps ประกอบไปด้วยหลาย Editions:

1. Premier ($50 / ปี / คน)
2. Standard (Free, ไม่เกิน 50 คน)
3. Education (Free ทำได้เหมือน Premier)
4. Government (เหมือน Premier)
5. Non-profit (Free ไม่เกิน 3,000 คน เหมือน Education)

Google Apps มีเครื่องมีอมาให้ดังนี้:

1. Google Docs (Document, Presentation, Spreadsheet, Form, Draw)
2. Gmail
3. Gtalk
4. Google Calendar
5. Google Site
6. Google Video ** (Premier Edition)
7. Google Apps Market

ผู้ประกอบการ จะสามารถประหยัดค่าใช้จ่ายต่างๆที่กล่าวมาอย่างมาก และเลิกปวดหัว กับการดูแล Server และต้องไล่ตาม Update Software

เพิ่มประสิทธิผลการทำงานได้มากยิ่งขึ้น ความซับซ้นการเก็บ Fileจะลดลงและหมดไป แชร์เอกสาร และ สามารถช่วยกันอ่านและ แก้ไขเอกสารสำเนาเดียวกันได้ แบบที่ Software ระดับสูงทำได้กัน

รวมทั้งความสามารถในการเตือนนัดหมาย และมีปฏิทินกลางอันเดียวกันขององค์กร

เพียงเท่าที่กล่าวมาข้างต้นนี้ อาจจะทำให้หลายๆคนเริ่มเห็นทางเลือกแล้วว่า องค์กรเราก็สามารถนำเทคโนโลยีมาใช้ เพิ่ม Productivity ในการทำงานได้โดยลดต้นทุนไปได้มากจากการ หันมาใช้ Google Apps.